グループの進行や議論の促進、決定事項の合意形成など、会議や研修をスムーズに進めるためにはさまざまな要素が重要となりますが、その中心的役割を担うのが「ファシリテーター」です。しかし、多くの人がファシリテーターという言葉を聞いたことがあっても、その具体的な意味や役割、どのようなスキルが求められるのか、また実際にどのようにして効果的なファシリテーションを行えばいいのかについては、詳しく知らないかもしれません。このブログでは、「ファシリテーターとは？ 意味 使い方」というテーマを深掘りし、会議や研修、ワークショップなど多岐にわたる場で求められるファシリテーターの役割、必要とされるスキル、そしてファシリテーターが会議で心がけるべきポイントなどについて、詳細にわたって解説していきます。さらに、ファシリテーターに向いている人の特徴を探り、あなた自身がこの重要な役割を担うためにどのような準備が必要かも探っていきましょう。
1. ファシリテーターとは？
ファシリテーターとは、会議や研修などの場において、参加者の意見を引き出し、議論を進める役割を担う人のことです。彼らは会議や研修の進行役として、参加者の意見を促し、話をまとめることで、より良い結果を導く役割を果たしています。
1.1 ファシリテーターの役割
具体的には、ファシリテーターは以下の役割を果たします。
- 会議や研修の進行役として、参加者に発言を促す役割
- 参加者の意見を引き出し、まとめることで、会議や研修のゴールに到達する役割
- 参加者が積極的に参加し、アクションにつなげることができるよう支援する役割
1.2 ファシリテーターに必要なスキル
ファシリテーターは、会議の進行を円滑にし、参加者の意見交換を活発化させるためにはある程度のスキルが必要です。以下のスキルが要求されます。
- 良い質問をするための質問技術
- 効果的なコミュニケーションスキル
- 問題解決能力
- 中立的な立場でプロセスをサポートする能力
1.3 ファシリテーションの活用範囲
ファシリテーションは会議や研修だけでなく、さまざまな場面で活用されるスキルです。例えば、チームビルディングのセッションやプロジェクトの進行管理、ブレストストーミングのファシリテーターなど、幅広いシーンで役立ちます。
次のセクションでは、具体的なファシリテーターの役割やスキルについて詳しく説明していきます。
2. ファシリテーターの役割とは？
ファシリテーターの役割は、会議やグループの進行を円滑にすることです。下記に、ファシリテーターが果たす主な役割を紹介します。
2.1 参加者を集中させる
会議やグループの参加者が興味や集中力を持って取り組めるようにすることが重要です。このため、ファシリテーターは会議の雰囲気づくりや環境整備に取り組みます。参加者のボルテージを上げるために、例えば以下の方法を活用することがあります。
– 開始前に参加者に準備を促す
– 快適な会議スペースを提供する
– アイスブレイク活動を行う
2.2 参加者の意見や知識を引き出す
参加者一人ひとりの意見や知識を活かすことは、有意義な議論へと繋がる重要な要素です。ファシリテーターは会議の進行をコントロールしながら、参加者の知見を引き出し、新しいアイデアの生み出しにつなげる役割を果たします。ただし、ファシリテーターは中立の立場を守り、自身の意見を押し付けたり、会議の意思決定に介入したりすることは避けるべきです。集団全体のサポートと調整に徹することが求められます。
2.3 質の高い意思決定に導く
ファシリテーターは、議論をまとめつつ、成果につながる意思決定を導く必要があります。参加者の意見を収束させ、有益な結論を導くために、ファシリテーターの役割は欠かせません。そのためには、以下のようなスキルや方法を活用することが有効です。
– 議論の要点を整理し、まとめる
– 参加者の異なる意見を調整する
– 問題解決のための適切な手法やツールを活用する
2.4 議論を効率よく進める
会議やグループの中で予期せぬ状況が生じることもありますが、ファシリテーターはスムーズに対応し、効率的な議論の進行を図る役割を担います。また、時間管理も重要です。会議の進行を予定通りに進めるために、ファシリテーターはスケジュール管理にも心を配る必要があります。以下に、効率的な議論を進めるための方法を紹介します。
– 適切な会議の進行スケジュールを作成する
– 不要な個別質問や議論を避け、全体に関係する内容に集中する
– 話題の整理や要点のまとめを行う
ファシリテーターの役割は多岐にわたりますが、会議の流れを適切にコントロールし、最善の方向に導くことが求められます。柔軟な対応力と段取りの良さを持ちながら、参加者の集中を促し、有意義な意思決定に繋げることがファシリテーターの使命です。
3. ファシリテーターに必要とされるスキル
ファシリテーターには、様々なスキルが求められます。以下では、ファシリテーターに必要とされるスキルについて説明します。
3.1 参加者が安心して発言できる場を作るスキル
ファシリテーターには、参加者が意見を述べやすい環境を作るためのスキルが求められます。以下のスキルを持つことが重要です。
- 真剣に参加者の話を聴くために、身体や顔を向けること
- 相手に対して興味を持つために、アイコンタクトをとること
- 相槌や発言を要約してフィードバックすること
これらのスキルを使って、参加者が安心して発言できる雰囲気や環境を作り出すことが大切です。
3.2 参加者の意見や能力を引き出す対人関係スキル
ファシリテーターは、参加者が積極的に発言し、アイデアを出すために、相互理解を促進する役割を果たします。以下のスキルを活用して、参加者の意見や能力を引き出しましょう。
- 参加者の背景や裏側を察し、理解を深めること
- 具体的な質問をすることで、発言者の意見を掘り下げること
- 聴衆の気持ちを代弁し、内容を具体的に理解すること
これらのスキルを使って、参加者の発言が表面的に止まらないように配慮しましょう。
3.3 議論をわかりやすくまとめる構造化のスキル
ファシリテーターは、議論の進行をスムーズにするために、以下のスキルを持っている必要があります。
- 議論の構造を把握し、参加者に共有すること
- 発言内容を言い換えたり、要約したりすること
- 発言同士の関係性を作り出し、議論を整理すること
議論が活発になると、具体的な議論から派生する議論に変化することがあります。ファシリテーターは、派生した議論を元の議論に戻したり、専門的な概念を理解しやすい言葉に翻訳したりすることで、議論をわかりやすくまとめる役割を果たします。
3.4 意見を集約させる合意形成のスキル
ファシリテーターは、議論を結論へと導くために、以下のスキルを持っている必要があります。
- 各参加者の意見を引き出し、相互理解を促すこと
- 会議の目的に向けて議論をまとめること
- 参加者の納得と合意を得るために筋道を作ること
ファシリテーターの役割は、会議が終了しても曖昧な結論になったり、意見が対立したまま解散することを防ぐことです。参加者が納得し合意できる形で意見を集約させるために、合意形成のスキルが必要です。
以上が、ファシリテーターに必要とされるスキルの一部です。これらのスキルを修得し、実践していくことはファシリテーターとして重要です。日常的な練習や研修を通じて、スキルの向上に努めましょう。
4. ファシリテーターが会議で心がけるべきポイント
会議を効率的に進行させるために、ファシリテーターが心がけるべきポイントがあります。以下に具体的なポイントを示します。
4.1 会議の目的を明確にする
会議の目的を明確にすることは非常に重要です。ファシリテーターは事前に会議の目的を整理し、参加者に明確に伝える必要があります。具体的な議題やプロジェクトの進捗状況などを整理し、目的を明確にすることで、議論が逸れた場合にも修正が容易になります。
4.2 参加者の意見を引き出す
ファシリテーターは会議中に全参加者から意見を引き出す役割を果たします。積極的でない参加者にも意見を尋ねるよう促すことや、否定的な意見に対してフォローアップすることが重要です。参加者全員が意見を発言しやすい雰囲気を作るため、ファシリテーターは配慮が必要です。
4.3 中立的な立場を保つ
ファシリテーターは中立的な立場を保つことが求められます。自分の意見が優位になるような議論の誘導や、特定の意見に偏った賛同をすることは避けなければなりません。特に異なる文化的背景を持つ参加者との会議では、意見の相違が生じることもあります。その際には冷静に意見をまとめ、中立的な立場を保つことが重要です。
4.4 全員の意見をまとめる
ファシリテーターは議論をまとめる役割も担っています。議論の進行や複雑な意見の要約を通じて、全員の意見をまとめることが求められます。会議の方向性や結論を明確にするために、ファシリテーターは意見を要約しながら進行していく必要があります。特に会議の終盤には議論を総括し、結論を明確にすることが重要です。日本語が母国語ではない場合でも、参加者全員が内容を理解できるように、ファシリテーターは意見を上手にまとめる必要があります。
4.5 会議後のフォローアップ
ファシリテーターは会議の終了後も重要な役割を果たします。会議で明らかになった課題に対しては、責任者や期限を明確に示す必要があります。参加者全員に会議後の行動指針を示し、必要な場合にはフォローアップを行います。会議が有意義になるように、会議中だけでなく会議後も積極的に取り組んでいくことが重要です。
4.6 アイスブレイクやルールの設定にも注意
ファシリテーターが会議を効果的に進行させるためには、アイスブレイクやルールの設定も重要です。アイスブレイクの活動や自己紹介などを行うことで参加者の緊張をほぐし、議論しやすい雰囲気を作ることが有効です。また、ルールを設けることで参加者の意見を尊重し、円滑な議論ができる環境を整えることが重要です。
以上が、ファシリテーターが会議で心がけるべきポイントです。会議の目的を明確にし、参加者の意見を引き出し、中立的な立場を保ちながら全員の意見をまとめ、会議後にも適切なフォローアップを行うことが求められます。また、アイスブレイクやルールの設定なども重要です。ファシリテーターとしての役割をしっかり果たし、会議の成功に貢献しましょう。
5. ファシリテーターに向いている人の特徴
成功するファシリテーターとしての特徴を持つ人々には、以下のような要素が求められます。
信頼性
信頼は、ファシリテーターが意見を発する上で非常に重要です。ファシリテーターは参加者全員と積極的にコミュニケーションを図り、参加者に安心感を与える必要があります。特に上司や先輩社員からの信頼は重要であり、円滑な進行を促すだけでなく、後輩社員の意見を引き出すことができるでしょう。
中立な立場を保つ能力
ファシリテーターは、自身の意見が偏っていないことが求められます。ファシリテーターは参加者個々の好感度や主観的な意見に左右されず、客観的に意見を整理する能力が必要です。
アイデアの提供
ファシリテーターにとって、アイデアの提供は非常に重要です。ファシリテーターは参加者をサポートする役割を果たすため、自身の意見を主張することは少ないですが、会議が停滞してしまったときには自身のアイデアを出し、進行を促す必要があります。特に、新しいアイデアや斬新な発想を持つことが求められます。参加者にはないアイデアを提示することで、意見交換を活発にすることができます。
サポート役としての役割
ファシリテーターは基本的に自身の意見を主張することはありません。ファシリテーターは参加者を支援する役割を果たすことに満足感を感じる人物が向いています。発言したい気持ちが強い場合は、ファシリテーターではなく参加者としての活動が適しているでしょう。
これらの特徴を持つ人々が、成功するファシリテーターとして活躍することができます。ファシリテーターとしての役割は、会議の円滑な進行や意見の整理を担う重要な役割であり、効果的なファシリテーションによって成果を最大化することができます。ファシリテーターとしての成長を目指す場合は、上記のポイントに意識を向けながら自己啓発を図ってみましょう。
まとめ
ファシリテーターとは、会議や研修などの場で参加者の意見を引き出し、議論を進める役割を担う人のことです。彼らは会議や研修の進行役として、参加者の意見を促し、話をまとめることで、より良い結果を導く役割を果たしています。ファシリテーターには、良い質問技術や効果的なコミュニケーションスキル、問題解決能力、中立的な立場でプロセスをサポートする能力などが求められます。ファシリテーターは会議や研修だけでなく、チームビルディングやプロジェクトの進行管理など、幅広いシーンで活躍することができます。ファシリテーターには信頼性や中立な立場を保つ能力、アイデアの提供、サポート役としての役割などが求められます。成功するファシリテーターとして活躍するためには、これらの要素を持ちながら自己啓発を図ることが重要です。ファシリテーターの役割を適切に果たし、会議の成功に貢献しましょう。