電話を使ったコミュニケーションは、ビジネスの現場で依然として重要な役割を果たしています。特に折りTELと呼ばれるスキルは、円滑なコミュニケーションを図る上で必須となるものです。この記事では、「折りTEL」とは何か、その意味や使い方について詳しく解説していきます。ビジネスシーンでのコミュニケーション力を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。
1. 折りTELとは
折りTEL（おりテル）とは、「折り返し電話する」という意味の略語です。ビジネスにおいて、相手に対して自分から電話をかける際に使われる言葉です。
折りTELの特徴は以下の通りです：
- 相手からの連絡に対し、自ら電話をかけることを表します。
- メモや直接の要望を受け取ることがあります。
- 緊急の連絡や早急に話をしたい場合に使用されます。
折りTELの使い方の例：
- 「お返事をお願いします」と書かれた場合、その相手との話を最優先で進めたい場合に折りTELを使うことがあります。
- 目上の人や年長者には一般的に折りTEL依頼をしない方が良いとされます。
- 自らが折りTELする準備をし、相手に手間や負担をかけないようにするべきです。
折りTELはビジネスにおいて重要なコミュニケーション手段であり、次のセクションでは折りTELマナーや注意点などについて詳しく説明します。
2. ビジネスにおける折りTELマナー
ビジネスにおける折りTELは、相手とのコミュニケーションを円滑にするために重要です。以下に、ビジネスにおける折りTELマナーのポイントを紹介します。
2.1 折りTELのタイミングに注意する
ビジネスにおいて、折りTELを行う場合は相手の状況を考慮する必要があります。忙しい時間帯や業務時間外には折りTELしないことが一般的です。例えば、出社直後や退勤直前、お昼時などは相手が多忙な状態にある可能性が高いため、電話の邪魔にならないように注意しましょう。
2.2 一言お詫びをする
折りTELをかけた際に相手が出なかった場合は、相手に振り回されている印象を与えないようにするために、一言お詫びを伝えましょう。しかし、具体的な理由や言い訳は相手には関係ありませんので、簡潔にお詫びの意を述べることがポイントです。
2.3 事前に準備をする
折りTELをする際は、必要な情報や用件を事前に準備しておくことが重要です。メモを取りながら電話をすることで、大切な内容を確認し、会話をスムーズに進めることができます。
2.4 迅速に対応する
相手からの折りTEL依頼には、できる限り迅速に対応するよう心がけましょう。相手を待たせることなく、すぐに電話をかけることが大切です。
以上がビジネスにおける折りTELマナーのポイントです。相手と円滑なコミュニケーションを築くために、これらのポイントを意識して折りTELを行いましょう。
3. 折りTELの注意点と対処法
折りTELをする際には、いくつかの注意点があります。ここでは、注意すべきポイントとその対処法について説明します。
折りTELの注意点
- 相手の都合を考慮する：相手が忙しい場合や不在の場合には、折りTELを控えることもあります。相手の都合を尊重し、適切なタイミングを見計らって電話をかけるようにしましょう。
- 失礼な場所での折りTELを避ける：電車や公共の場、騒音のある場所など、相手との会話が円滑に行えない場所では折りTELを避けてください。静かで電波が良好な場所を選ぶことが重要です。
- 時間を守る：折りTELの時間は相手に指定されることが多いです。指定された時間に電話をかけることで、相手に対する敬意を示し信頼関係を構築することができます。
- メモをとる：折りTELの際には、会話の内容をメモに取るようにしましょう。重要な情報を忘れないようにするためにも、筆記用具とメモ帳の準備を忘れないでください。
折りTELの対処法
- 留守番電話のメッセージを確認する：相手からの折りTEL希望のメッセージや時間指定がある場合には、それを確認しましょう。それに基づいて折りTELのタイミングを選ぶことが重要です。
- 担当者名を確認する：電話をかける前に、相手の担当者名と部署を確認しておきましょう。これにより、電話をかける際の挨拶や対応がスムーズに行えます。
- 相手の要望や状況を尊重する：もし相手が留守である場合や忙しい場合は、メッセージを残したり他の手段で再度連絡を取るようにしましょう。相手の都合を優先することで、円滑なコミュニケーションが図れます。
- 伝言や留守電を確認したことを伝える：折りTELがつながった際には、相手に伝言や留守電を確認した旨を伝えましょう。把握している内容を伝えることで、会話がスムーズに進められます。
以上が、折りTELの注意点と対処法です。折りTELをする際には、相手の都合を尊重し、適切な準備や対応をするように心がけましょう。
4. 折りTELを使ってはいけない場面
折りTELを使用することは一般的なビジネスマナーとされていますが、一部の場面では使用すべきではありません。以下では、折りTELを使ってはいけない場面についてご紹介します。
A. 自己都合で相手に迷惑をかけた場合
もし自分の都合で電話に出ることができなかったり、相手に迷惑をかけてしまった場合には、再度相手に折り返しを依頼するべきではありません。相手側が不在の場合でも、必ずこちらから再度電話をかけ直しましょう。また、この際には相手の都合の良い時間帯を確認しておくことが重要です。すれ違いを避けるために、相手の都合を考慮しましょう。
B. 取引先への連絡の場合
取引先への連絡をする際には、相手に折り返しを依頼するよりも、時間を置いてこちらから連絡をする方が好ましい印象を持たれます。この方法は、自身のイニシアチブを示し、迅速かつスムーズなコミュニケーションを実現することができます。
以上が折りTELを使ってはいけない場面です。折りTELを利用する際には、状況に応じて適切な方法を選ぶことが大切です。
5. 折りTEL前の準備とポイント
折り返しの電話をかける前には、以下のポイントを確認しておきましょう。
1. 留守番電話の有無を確認する
まずは、企業からの電話があった際に留守番電話にメッセージが残されていないかを確認しましょう。留守番電話には折り返し希望のメッセージが残されている可能性がありますので、確認は欠かせません。特に具体的な折り返し希望時間が伝えられている場合には、それよりも早い時間に折り返してしまうと相手にメッセージを確認していないと思われることもあるため注意が必要です。留守番電話のメッセージを確認する方法は、キャリアによって異なりますので、確認できる方法を調べておきましょう。
2. 担当者名を確認する
電話を折り返す前には、電話をかけてきた担当者の名前と部署を改めて確認しましょう。ただ「折り返し電話ください」と伝えるだけでは、相手の担当者がどの部署の人かわからないため、受付や他の関係者を困らせることになります。担当者とメールをやりとりしている場合には、署名欄に部署名が記載されていることもあるため、メールを確認しておくと安心です。
3. 筆記用具とメモ帳を用意する
電話をかける前には、筆記用具とメモ帳を準備しましょう。普段はスマートフォンのアプリでメモを取ることが多いかもしれませんが、電話をかける際には手元に筆記用具とメモ帳を持ち歩くことをおすすめします。特に面接などの日時を調整する際には、自分のスケジュールを確認しなければならないため、スケジュール帳を確認しながら電話をするとスムーズです。
4. 電波がよく、静かな場所を確保する
折り返しの電話をする際には、電波がよく、静かな場所を確保することが重要です。電話をかける場所には人がたくさんいたり、人の声や音楽などが聞こえる場所は避けましょう。そういった場所では、相手の声が聞こえにくくなったり、自分の声も相手に伝わりにくくなってしまいます。また、電話の折り返しをする際には、電波の状況が不安定な場所や電車の中から電話をかけることも避けた方が良いでしょう。折り返し電話をする際には、早さよりも電話がしやすい環境を選ぶことが大切です。
以上のポイントを押さえて、折り返しの電話に臨みましょう。準備をきちんとして、スムーズに相手とコミュニケーションできるようにしましょう。
まとめ
折りTEL（おりテル）は、ビジネスにおいて非常に重要なコミュニケーション手段です。折り返しの電話をかける際には、相手の都合を尊重し、適切なタイミングでかけることが重要です。また、準備やマナーにも注意を払い、円滑なコミュニケーションを築くことが求められます。折りTELを使う場面や使わない場面もありますので、状況に応じて適切な方法を選ぶようにしましょう。折りTELをうまく活用することで、ビジネスの効率や信頼関係の構築に役立てましょう。